Dokumenty papierowe są obecne w każdym przedsiębiorstwie. Co roku produkuje się ich ogromną ilość i choć warto jest przekazywać te dokumenty profesjonalnym firmom zajmującym się dokładną utylizacją dokumentów, w codziennej pracy można także wspierać się niszczarkami biurowymi.

Producenci niszczarek biurowych oferują duży wybór modeli. To, jaka niszczarka biurowa będzie odpowiednia dla naszego przedsiębiorstwa zależy od naszych potrzeb – w dużej mierze chodzi tu o ilość dokumentów, jakie mamy potrzebę niszczyć jednocześnie. Ważny jest też rodzaj dokumentów, które chcemy niszczyć – czy będą to jedynie dokumenty papierowe, czy może też płyty lub karty płatnicze.

Niszczarki biurowe XXI wieku

Błędne skojarzenie niszczarki biurowej ze smutnym, szarym meblem stojącym w kącie pokoju i częściej zacinającym się, niż prawidłowo funkcjonującym to już przeszłość. Dla wielu użytkowników zaskoczeniem jest, że nowoczesne niszczarki biurowe mogą niszczyć nie tylko papier, ale także karty płatnicze lub płyty CD lub DVD. Niszczarki biurowe to ekonomiczne i szybkie rozwiązanie dla niszczenia materiałów, które nie mogą czekać i pozostawać na widoku przez dłuższy czas.

Jak wybrać dobrą niszczarkę biurową?

Zanim dokonamy wyboru w zakresie konkretnego modelu niszczarki biurowej, warto zadać sobie kilka najistotniejszych pytań. Przede wszystkim ważne jest to, czy w naszym przedsiębiorstwie najwięcej odpadów to dokumenty papierowe, czy często wyrzucamy też płyty lub karty płatnicze. Warto wybrać taki model, którego zakres funkcjonowania pasuje do naszych indywidualnych potrzeb.

W kontekście niszczenia jakichkolwiek dokumentów – nieważne, czy chodzi o papier czy inne nośniki – najważniejsze jest bezpieczeństwo. Jeśli dokumenty przeznaczone do niszczenia zawierają dane szczególnie wrażliwe, tajne, poufne lub chronione prawem dane osobowe – obowiązkiem przedsiębiorcy jest przestrzeganie wymogów normy DIN 66399. Ta norma reguluje poziomy bezpieczeństwa, jakie należy zachować podczas niszczenia dokumentów. Siedem poziomów bezpieczeństwa dzieli dokumenty pod względem ryzyka wycieku informacji i w ten sposób informuje nas o procedurach, które muszą być zachowane do bezpiecznego niszczenia dokumentów. 

Warto także pomyśleć o tym, ile kartek jednorazowo najczęściej przeznacza się do niszczenia w naszej firmie. Jeśli zazwyczaj są to jedynie pojedyncze kartki – nie ma potrzeby kupowania urządzenia o zwiększonej mocy przerobowej. Często jednak bywa tak, że niszczy się bardzo grube pliki dokumentów. Szkoda czasu na wkładanie do maszyny po jednej kartce, dlatego producenci nowoczesnych niszczarek biurowych wychodzą nam tutaj naprzeciw oferując niszczarki z podajnikiem automatycznym. To bardzo wygodne rozwiązanie pozwala na włożenie do podajnika bardzo grubego pliku dokumentów, który będzie stopniowo niszczony. W ten sposób my mamy pewność, że dokumenty zostaną w bezpieczny sposób zutylizowane, ale nie musimy godzinami siedzieć przy niszczarce i wkładać do niej po kilka kartek. Współcześnie produkowane modele niszczarek biurowych są nastawione na optymalizację pracy w biurze – dobór różnorodnych modeli jest na tyle szeroki, że z pewnością każdy znajdzie coś dla siebie po wcześniejszym dokładnym przeanalizowaniu potrzeb pracowników firmy.

Wybierz niszczarkę dostosowaną do potrzeb Twojej firmy

Wszystkie dokumenty firmy powinny być szczególnie chronione – szczególnie te, które zawierają wrażliwe dane, osobowe lub poufne firmowe informacje. Warto zachować najwyższe procedury bezpieczeństwa nie tylko podczas przechowywania dokumentów, ale także podczas ich niszczenia.

Wyżej wymieniono najważniejsze aspekty, jakimi warto kierować się podczas kupowania niszczarek biurowych. Może okazać się oczywiście, że dla kupującego ważne są też inne kwestie – takie, jak cicha praca, energooszczędność oraz inne dodatkowe funkcje. Warto więc dokładnie sprawdzić specyfikacje urządzenia przed zakupem – zapewni nam to satysfakcję z korzystania oraz zadowolenie z zakupu.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *